Onboarding toolkit : réussir l’onboarding d’un salarié en 5 étapes

“On n’a jamais une seconde chance de faire une première bonne impression !” 

L’onboarding est une phase essentielle et un facteur de satisfaction et de rétention à moyen terme ! Même s’il peut être tentant d’accélérer l’onboarding voire de ne pas en faire afin que vos collaborateurs puissent commencer rapidement à travailler, cela peut en réalité nuire à la rétention à long terme. 

Les conditions de l’onboarding 

Qui est responsable ? 

En startup early-stage (post seed), le responsable de l’onboarding peut être directement le CEO ou le manager concerné. Une fois qu’une équipe RH est constituée, la responsabilité de l’onboarding peut être celle de la DRH, mais toujours avec le manager direct.  

Attention, l’onboarding est l’accueil mais également et surtout l’intégration organisationnelle et culturelle de vos nouveaux entrants. Pour que cela se passe bien, ce n’est pas uniquement le manager et la DRH qui devront être acteurs, mais toute l’entreprise. A cet égard, l’onboarding est aussi l’affaire de tous!

La base de données d’onboarding :

Vous pouvez créer une base de données en ligne avec les éléments suivants (ou tout simplement un employee handbook sous forme de doc Google) :

  • La culture et les valeurs de l’entreprise
  • Le dictionnaire du jargon interne : vous ne vous rendez plus compte mais vous utilisez un vocabulaire que parfois seuls vos collaborateurs comprennent et cela fait partie de votre culture !
  • Le règlement intérieur si il existe
  • Réfléchissez à toutes les questions que pourront avoir vos nouveaux entrants et préparez les réponses: comment connecter son imprimante, l’adresse et les horaires du restaurant d’entreprise ou les restaurants les plus proches…  
  • Le règlement intérieur si il existe

Réfléchissez à toutes les questions que pourront avoir vos nouveaux entrants et préparez les réponses: comment connecter son imprimante, l’adresse et les horaires du restaurant d’entreprise ou les restaurants les plus proches…  

Exemple de Knowledge Base chez Partoo

Mentoring

Pensez à former vos collaborateurs au rôle d’un mentor qui permettra aux nouveaux entrants de s’acculturer à l’entreprise et se sentir le mieux possible.

Les outils spécialisés

Vous pouvez également choisir d’utiliser un outil spécialisé pour suivre votre process d’onboarding et ne pas être dépassé par les différentes étapes, surtout si vous avez régulièrement des nouveaux arrivants (certaines startups gèrent entre 5 et 10 arrivées par semaine !). Parmi les outils présents sur le marché, on peut citer HeyTeam, PeopleDoc ou encore Bamboo HR.

Voici les principaux atouts mis en avant par les éditeurs : automatiser les tâches administratives chronophages (création d’adresses mail, édition de contrats en ligne, prise de rendez-vous), centraliser les dossiers (les collaborateurs ont accès aux dossiers dématérialisés en quelques clics), personnaliser les éléments du programme d’intégration, prévenir en temps et en heure les collaborateurs impliqués dans le programme d’intégration grâce aux notifications, se connecter à d’autres systèmes (PeopleDoc permet de connecter sa solution à d’autres logiciels- suivi de candidatures, SIRH etc.). 

1. Le pré-onboarding : avant que le collaborateur arrive

Bien qu’elle soit souvent négligée, la phase de pré-onboarding est l’une des étapes les plus cruciales.  

L’onboarding commence dès le recrutement : gardez le contact entre le process de recrutement et l’arrivée en transmettant certes des informations administratives mais surtout en conservant un lien avec le futur collaborateur; vous pouvez aussi l’inviter à des events d’entreprise pendant cette période.

  • Réunissez rapidement les documents relatifs à l’embauche (contrat de travail signé, documents de mutuelle et titres de transports).
  • Envoyez un mail trois jours avant l’arrivée au nouveau collaborateur pour lui rappeler l’adresse des locaux et l’heure à laquelle on l’attend le jour J. C’est important d’avoir ces informations d’un point de vue pratique mais aussi agréable de savoir qu’il est attendu !
  • Organisez le déjeuner de bienvenue avec son équipe ou son manager (rien de pire qu’être seul pour déjeuner le premier jour)
  • Installez le bureau avec les logiciels/matériel nécessaires
  • Ajoutez l’adresse e-mail dans les listes de diffusion
  • Assignez un parrain / buddy / mentor à votre nouveau collaborateur
  • Organisez des rendez-vous d’onboarding la première semaine avec les principaux interlocuteurs en interne.
  • J-1 : rappelez par mail à l’équipe, l’arrivée du nouveau collaborateur, la tenue d’une réunion d’accueil et le déjeuner en commun. Assurez-vous que le manager est présent pour le premier jour du collaborateur ! 

Petit plus : commandez des objets au nom de l’entreprise : t-shirts, carnets, stylos… (ex. avec Lunchr, maintenant Swile)

2. Le premier jour !

  • N’oubliez pas le cadeau de bienvenue disposé au poste de travail : mug, tote bag, carte signée par l’équipe 🙂
  • J-1 : rappelez par mail à l’équipe, l’arrivée du nouveau collaborateur, la tenue d’une réunion d’accueil et le déjeuner en commun. Assurez-vous que le manager est présent pour le premier jour du collaborateur ! 
  • Présentez le nouveau collaborateur à son mentor.
  • Prévoyez un point administratif pour s’occuper du contrat de travail et clarifier les informations « légales » : tickets restaurants, congés payés… etc. 
  • Prévoyez un point administratif pour s’occuper du contrat de travail et clarifier les informations « légales » : tickets restaurants, congés payés… etc. 
  • Prévoyez un point « outils » pour expliquer le fonctionnement de Slack, configurer la messagerie, donner accès aux documents partagés… une première entrée en matière pour qu’ils puissent avoir toutes les informations dont ils ont besoin.
  • Organisez une réunion de l’équipe de travail du nouvel arrivant pour expliquer qui il est, ses missions, ses objectifs et s’assurer de son bon accueil.

3. Les trois premiers mois 

  • Organisez un petit déjeuner avec le CEO et les nouveaux entrants (fréquence : une ou deux fois par mois selon le volume de recrutements).
  • Prévoyez un entretien lors de la première semaine pour cadrer les objectifs attendus pendant les 3 premiers mois ; l’idée est que votre nouveau collaborateur ressorte de ce premier rendez-vous avec un sentiment de motivation, d’inspiration et d’enthousiasme pour relever les défis à venir, et surtout que les attentes soient claires ; prévoyez si possible un entretien de suivi tous les 15 jours pendant la durée d’onboarding .
  • Lors de cet entretien fixez des objectifs “MALINS” ou “SMART” : l’acronyme de « mesurables, atteignables, limités dans le temps, négociables et stimulants ».
  • Organisez des entretiens de suivi (1 :1) pour évaluer la progression du collaborateur, déterminer les axes de progrès, et de façon plus générale échanger sur la façon dont se passe l’intégration. 
  • Veillez à ne pas mettre en situation d’échec dans les premières missions demandées. 

Voici une liste de questions que le manager pourra poser à son nouveau collaborateur tout au long des 3 premiers mois, pour favoriser une relation de travail ouverte, instaurer la confiance et contribuer à ce que le responsable sache comment mieux aider le salarié à s’adapter à son nouveau poste, à sa nouvelle équipe et à l’entreprise.

  • Comment est-ce que ça se passe ? Comment appréhendes-tu ton nouveau poste ? 
  • Est-ce que le travail / l’équipe / l’entreprise est conforme à tes attentes ?
  • As-tu été surpris(e) par certaines choses ? 
  • Disposes-tu de tous les outils et ressources dont tu as besoin ?
  • As-tu l’impression de bien connaître tes collègues?
  • Te poses-tu encore des questions sur ton rôle, sur l’équipe ou sur l’entreprise ?
  • En tant que manager, que puis-je faire pour t’aider davantage et faciliter ton intégration?  
Exemple de Trello d’onboarding

4. Le cap des 3 mois : bilan et période d’essai

Petit point sur la durée de la période d’essai : la Convention collective Syntec (mea culpa pour ceux qui ne sont pas sous Syntec!) prévoit une durée initiale de période d’essai plus courte que la durée légale (3 mois versus 4 mois pour les cadres). Néanmoins, celle-ci datant du 15 décembre 1987, elle est antérieure à la Loi du 25 juin 2008. C’est donc la durée légale qui s’applique. La période d’essai d’un cadre pour les entreprises sous convention Syntec peut donc être de 4 mois renouvelables (elle peut aussi être inférieure à 4 mois bien sûr, voire vous pouvez décider de ne pas fixer de période d’essai). 

Le bilan des 3 mois 

Le cap des 3 mois est important car c’est souvent l’heure du premier bilan pour les salariés en CDI. Il sera important de lister les points forts du collaborateur, ses réussites mais aussi les points d’amélioration et le plan de développement des prochains mois.  

Posez-vous ces questions avec le RH et / ou le reste de l’executive team et vous déciderez ensemble de la confirmation du collaborateur dans son poste ou du renouvellement de sa période d’essai :

  • l’adéquation avec le poste,
  • la qualité des tâches réalisées, l’atteinte des objectifs fixés,
  • le comportement général au sein de l’équipe et dans l’entreprise, l’adéquation à la culture d’entreprise,
  • le développement des compétences et de la performance,
  • la volonté de poursuivre la collaboration avec le salarié. 

Rompre la période d’essai 

Si vous avez fait un bon recrutement et un bon onboarding, ça ne devrait pas vous arriver … Dans le cas contraire, il est conseillé de recevoir le collaborateur, lui expliquer clairement les objectifs non atteints. Ce sera beaucoup plus confortable pour vous si un suivi régulier a été effectué et que les incompatibilités ont été notifiées au fur et à mesure. 

Sachez que vous n’êtes pas obligé de fournir un motif en cas de rupture de la période d’essai, ni pour l’employeur, ni pour le salarié. Cependant, pour votre image employeur, essayez de faire les choses correctement et respectueusement ; pensez aussi à faciliter son départ à votre salarié notamment en lui remettant rapidement son certificat de travail, une attestation destinée à Pôle emploi et son solde de tout compte.

5. Entre 3 et 6 mois : rapport d’étonnement, suivi et bilan 

L’erreur serait d’arrêter l’onboarding après 3 mois ! Vous pouvez avoir trois cas de figure : 

  1. Vous souhaitez arrêter la période d’essai à 3 ou 4 mois (ce qui correspond à la fin de la période d’essai contractuelle),
  2. Vous avez encore des doutes et souhaitez renouveler la période d’essai,
  3. Vous confirmez le collaborateur dans son poste à la fin de la première période d’essai. 

Dans les deux derniers cas, l’onboarding continue. 

Le rapport d’étonnement à 3 mois 

Vous pouvez demander à votre collaborateur un rapport d’étonnement à l’issue des 3 mois. En effet, un nouveau collaborateur a un regard neuf sur tout ce qui l’entoure, il est riche de son expérience passée, dans des entreprises et des environnements différents. Il va s’étonner de choses nouvelles à ses yeux, comparer avec ce qu’il connait déjà et vous apporter un feed-back, une vision que nous n’avez plus, étant habitués à votre environnement. C’est l’occasion idéale pour collecter des avis externes, des idées neuves, observer votre vie d’entreprise à travers les yeux d’une personne qui la découvre. 

Le rapport d’étonnement intégrera principalement des questions ouvertes afin de stimuler l’expression du salarié ; les thèmes abordés concerneront : 

  • l’accueil dans l’entreprise,
  • le parcours d’intégration,
  • l’accompagnement managérial,
  • les projets de l’entreprise,
  • les moyens et méthodes de communication au sein de l’entreprise,
  • le climat général. 

Et de façon plus générale : ce qu’il apprécie le plus et ce qu’il changerait tout de suite s’il le pouvait … 

Exemple de questions : comment as-tu vécu ton onboarding ? qu’est ce qui t’a étonné de manière positive chez nous (effet wow) ? qu’est ce qui t’a éventuellement déçu ? qu’est-ce que tu as appris lors de ces 3 premiers mois ? si tu avais un pouvoir magique, qu’est-ce que tu changerais immédiatement ? est-ce que tu as une vision claire de notre stratégie et de ton rôle pour atteindre nos objectifs ? 

Le suivi 

Après 3 mois, le collaborateur commence à avoir une vision plus claire du fonctionnement de l’entreprise et de la culture interne. Un premier bilan a été fait et il sait ce qui est attendu de lui. Il est nécessaire de continuer à l’accompagner régulièrement en faisant notamment le point sur les objectifs et les axes de développement.

Continuez les points réguliers, toutes les semaines ou tous les 15 jours en fonction du degré d’autonomie de votre collaborateur, pour examiner les objectifs, redéfinir les priorités et parler des préoccupations ou de tout problème que le collaborateur pourrait rencontrer.

Points à vérifier : est-ce que vous êtes alignés avec votre collaborateur concernant les objectifs et les priorités ? Votre collaborateur est-il toujours motivé/ engagé ? Votre collaborateur a-t-il une charge de travail acceptable ? Qu’est-ce que vous pouvez faire pour l’accompagner?

Donnez et encouragez le feedback : Pour un feedback négatif, quel que soit le sujet, l’approche est toujours la même : décrire le problème, montrer les conséquences, ouvrir la discussion : “qu’en penses-tu ? quelles solutions proposes-tu ? y a-t-il qqch que je puisse faire pour t’aider à vous améliorer? “

Le bilan à 6/8 mois 

Entre 6 et 8 mois, c’est l’heure du bilan définitif. Si tout va bien, votre collaborateur devrait être pleinement intégré et prêt à devenir lui-même le mentor de nouveaux arrivants! 

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