On ne va pas se mentir, ce n’est pas toujours facile d’apprendre un départ. Une démission c’est la perte d’un collaborateur de confiance avec qui on a noué des liens et souvent gravi des montagnes ! C’est parfois un chamboulement pour une équipe et un investissement financier pour le recrutement à venir.
Mais non, partir ce n’est pas trahir. C’est pourtant le sentiment que ressentent encore de nombreux employeurs en apprenant le départ de leurs collaborateurs et c’est sans doute pour cette raison que 70% des entreprises n’ont pas pensé et formalisé de processus lié aux départs de leurs salariés*.
Et si on arrêtait d’être fâché avec les démissions ?
S’efforcer d’accueillir avec bienveillance la nouvelle d’une démission et d’accompagner du mieux qu’on peut le collaborateur dans ses derniers mois à nos côtés c’est l’assurance de terminer la collaboration dans les meilleures conditions et de maintenir le lien de confiance, même après le départ. On dit souvent que le monde est petit, non ?
Depuis longtemps déjà, les entreprises ont compris l’importance d’onboarder les nouveaux collaborateurs, la première impression est donc primordiale. Mais alors qu’en est-il de la dernière ?
L’expérience collaborateur s’étend au-delà de son intégration et se découpe en 3 grandes étapes :
Il s’agit de prendre en compte l’ensemble des évènements qui vont rythmer sa vie au sein de l’entreprise, de son intégration, son développement puis l’accompagnement vers son départ.
Cette dernière, appelée outboarding ou offboarding est une étape trop souvent négligée par les employeurs.
Pourquoi c’est important ?
Gérer de façon bienveillante le départ d’un collaborateur a plus que jamais un impact positif et immédiat, pour l’entreprise comme pour le salarié et nous octroi plusieurs avantages :
Récolter du feedback
Lorsque le collaborateur est sur le départ, il adopte généralement un regard différent sur l’organisation fonctionnelle de l’entreprise. C’est l’occasion pour l’employeur de récolter du feedback constructif sur son expérience globale, ce qu’il a aimé ou au contraire ce qui pourrait être amélioré. De manière générale, feedback is a gift, on en a jamais trop ! Ces feedbacks nous font progresser et grandir et nous permettent d’adopter un prisme de vision différent sur nos modes de fonctionnement et d’organisation.
Prendre soin de notre image de marque
85% des collaborateurs se disent prêts à parler positivement de leur société autour d’eux si leur départ se passe bien**
On pourrait penser que la relation avec le collaborateur sortant cesse dès son départ de l’entreprise, c’est pourtant tout le contraire. Cette relation prend une autre forme, le collaborateur devient alors ambassadeur de notre marque et contribue à véhiculer une image positive de l’entreprise. Selon une étude Linkedin, plus de 52% des candidats consulteraient les avis laissés par les anciens collaborateurs sur les plateformes de notation d’environnement de travail, comme Glassdoor ou Choosemycompany. Plus spontanés, ces avis peuvent facilement améliorer la visibilité de l’entreprise et l’attractivité de ses offres en ligne.
Au mois de mars, 2 de nos collaborateurs sont partis vers de nouveaux horizons, j’en ai profité pour leur demander ce que le mot ambassadeur signifiait pour eux et leur sentiment à quelques jours du départ.
“Être ambassadrice de Cheerz c’est parler de mon expérience de façon positive à mon entourage et mes rencontres. C’est transpirer les valeurs de l’entreprise quand j’en parle et continuer de valoriser mon expérience qui a été vraiment superbe”, me confie Karène.
Julien quant à lui me fait part de son état d’esprit du moment : “je suis assez excité par ma nouvelle aventure professionnelle, mais je pars quand même avec un petit pincement au coeur. On m’avait dit que c’était difficile de partir mais je pensais pas que ça le serait autant. Je sais ce que m’a apporté Cheerz, je sais à quel point j’ai pu évoluer ici”.
Karène, Julien et les autres garderont probablement contact avec leurs anciens collègues, ils prendront plaisir à revenir lors d’un déjeuner au bureau ou lors de notre prochaine soirée Alumni.
Depuis quelque temps, on parle aussi du phénomène de boomerang rehire, autrement dit, le fait de recruter à nouveau un.e ancien.ne collaborateur.trice. Bérangère a quitté Cheerz en 2020, après 3 ans, elle est revenue riche d’une nouvelle expérience et d’un autre regard sur l’entreprise.
“J’ai eu l’impression de revenir à la maison après un voyage à l’étranger” me confie t-elle. “Malgré les départs et le turnover, la culture d’entreprise est restée la même”.
Chez Cheerz on est donc convaincu depuis longtemps que le offboarding est un enjeu stratégique qui contribue à notre image de marque et la rétention et parfois même le retour de nos talents.
Organiser la suite sereinement
Réaliser un offboarding ce n’est pas compléter une simple check-list, il s’agit d’un accompagnement plus complet alors ça ne s’improvise pas.
1. Prendre en considération le choix du départ
La meilleure attitude qu’un employeur puisse avoir en apprenant une démission c’est d’apporter de la considération à cette décision et d’accueillir avec bienveillance cette nouvelle. On peut prendre un moment pour discuter et recueillir du feedback à chaud sur les raisons de son départ et décider ensemble de la meilleure façon de l’accompagner pendant son préavis.
2. Communiquer
Chez Cheerz on laisse toujours le soin au collaborateur d’annoncer la nouvelle de son départ s’il le souhaite à ses collègues, ceux qu’il affectionne particulièrement et ceux avec qui il a ses habitudes de travail. Il est important pour nous de le laisser autonome dans cette démarche et lui donner le temps nécessaire. Et Pour que l’information circule de manière fluide, on mise sur une communication top-down : nos C-levels informeront leur Head of qui eux même informeront leurs équipes. De ce fait, l’information est transmise à l’ensemble des collaborateurs en l’espace de quelques jours.
3. Préparer l’accompagnement
Cette période de transition est cruciale. Elle va permettre de rassurer l’équipe et de s’organiser pour éviter qu’elle ne soit déstabilisée.
Il est important de réfléchir à la meilleure passation possible, rien ne doit se perdre alors tout se transmet : débriefer, documenter, former, partager des best practices… On demandera au collaborateur de transmettre un maximum d’informations et de compétences à son équipe et de se rendre disponible pour assurer la continuité.
Le manager joue un rôle important, c’est lui qui va coordonner et accompagner le collaborateur dans sa passation. Il sera amené à se rendre souvent disponible et à l’écoute de son équipe.
Pour encadrer cette transition, un mail sympa comme on aime faire est envoyé au collaborateur pour lui indiquer les next steps et le guider tout au long de ses derniers mois.
Organiser la suite c’est aussi penser et anticiper le recrutement. Chez Cheerz, il est fréquent que le collaborateur sortant participe à son remplacement. C’est une réelle marque de confiance de notre part et une façon de reconnaître son expertise sur le sujet.
Il est également arrivé que d’anciens collaborateurs proposent spontannément des profils lorsque nous avons des postes vacants, là encore c’est une preuve de confiance à double sens, l’entreprise et le collaborateurs sont recommandés !
4. Parler admin et IT
On aurait presque tendance à oublier que le départ c’est aussi un peu d’administratif et de logistique. Quelques semaines avant le départ et pour anticiper les éventuelles questions, il est important de donner au collaborateur toutes les informations concernant les éléments de paie (solde de tout compte) et de reprise du matériel afin qu’il puisse partir en toute sérénité.
De la même façon, il est important de sécuriser les accès aux outils, plateformes et autres logiciels souvent rattachés à nos adresses mails professionnelles. Le meilleur moyen d’anticiper cette étape c’est de disposer d’une liste des accès dont dispose le collaborateur. On s’est facilité la tâche en détaillant celà dans la fiche de poste, ainsi, au moment du départ on fait simplement un état des lieux des accès effectifs (les initiaux et ceux qui ont pu s’ajouter). Pour une plus grande efficacité, a chaque fois que c’est possible, on rattache l’ensemble les accès à un compte partagé via une adresse mail générique dédiée à l’équipe.
5. Prendre du feedback
2 semaines avant la date du départ, un formulaire est envoyé au collaborateur. Il nous permet de récolter du feedback sur l’expérience globale du collaborateur et d’approfondir certains points.
Chez Cheerz, notre formulaire d’offboarding est constitué d’une dizaine de questions qui balayent 3 thématiques :
- Le poste et l’environnement de travail
- l’accompagnement et le management
- last but not least : ce que le collaborateur a préféré, ce qu’il a le moins aimé, les améliorations qu’il aimerait suggérer ou tout autre feedback qu’il souhaite nous donner !
6. Rencontrer le collaborateur
Je rencontre le collaborateur sortant pour un exit interview, c’est-à-dire un dernier échange et l’occasion de tout se dire : le collaborateur doit pouvoir faire son feedback librement, livrer ses ressentis et son analyse. Je partage ensuite ces informations avec le manager qui peuvent donner lieu à des améliorations éventuelles.
7. Se dire au revoir et remercier
Chaque lundi, lors de notre rituel d’entreprise qui consiste à donner des updates business et autres on célèbre les arrivées, les anniversaires, les Cheerzanniversaire et on remercie les collaborateurs sur le départ. C’est un moyen et notre dernière occasion de témoigner notre reconnaissance et valoriser le collaborateur pour sa contribution à Cheerz.
Pour conclure de la meilleure des façons notre collaboration, on paye notre tournée ! On a la chance d’avoir des locaux qui nous permettent de nous réunir tous ensemble, alors on organise un pot de départ, qui finit très souvent en karaoké mais on ne vous dira rien de plus !
8. Rester en contact
On a créé un channel slack que nos anciens collaborateurs peuvent rejoindre, c’est un moyen de garder le lien, se donner des nouvelles et partager les expériences.
Aussi, chaque année on organise une soirée Alumni. L’occasion de rassembler anciens et actuels Cheerzers.
Le premier événement auquel j’ai participé chez Cheerz c’était en 2021, quelques jours après mon arrivée. Anciens, actuels et nouveaux collaborateurs étaient réunis tous ensemble. C’était l’occasion de se remémorer des souvenirs, prendre des nouvelles et parler de l’avenir. Un sentiment de bienveillance et d’épanouissement m’a envahi : quitter son entreprise ne voulait pas dire partir sans se retourner mais plutôt se sentir libre et heureux de revenir.
Ce n’est pas parce qu’on se quitte qu’on ne s’aime plus, un ancien collaborateur reste un ambassadeur de choix, prendre soin de cette relation c’est aussi choyer son image de marque.
* source INSEE, 2021
**source issue d’une étude menée par le cabinet Hays en 2020
