Comment sourcer les bons candidats ?

Sourcing : ensemble des initiatives pour attirer des candidats vers l’entreprise. Ces initiatives peuvent être internes ou externes si vous faites appel à un partenaire pour vous accompagner 🧲

Première étape du funnel, le sourcing est la partie la plus critique du recrutement. Plus vous allez sourcer des candidats qualifiés en haut de funnel, plus vous pourrez être sélectifs en milieu et fin de funnel.

Alors, en tant que startup, comment construire une stratégie de sourcing efficace qui réponde à vos objectifs de recrutement et qui s’adapte à vos contraintes budgétaires et/ou de timing ? Comment choisir entre le sourcing interne et externe ? 

Pour vous y aider, découvrez les 5 ingrédients clés qui fondent le succès d’une stratégie de sourcing, illustrés des bonnes pratiques de 4 startups.

1. Identifiez votre stade d’évolution et (surtout) vos ambitions 

Avant toute chose, il est primordial d’établir le bon diagnostic de votre structure actuelle et de vos ambitions futures : vos sujets prio ? votre équipe RH ? vos contraintes ? votre rythme de recrutement prévu ? 

En fonction, vous aurez une 1ère idée de la stratégie à mettre en place pour sourcer les bons candidats. Vous pourrez aussi vous inspirer des bonnes pratiques RH de startups qui ont le même degré d’évolution que le vôtre :

A. Le budget

On voit bien que les enjeux RH et les contraintes ne sont pas similaires d’un stade d’évolution à un autre. Et cela va jouer sur la répartition entre l’internalisation et l’externalisation des canaux.

Une startup en pré-seed va concentrer la majorité de son sourcing sur des canaux à faibles coûts (faire appel à son réseau, prospecter par elle-même). Il lui sera quand même nécessaire d’investir une petite partie de son budget sur des jobs boards pour gagner en visibilité. 

Une startup en seed peut commencer à considérer l’externalisation, selon son rythme de croissance et son financement. C’est d’ailleurs le cas de Beanstock, en pleine croissance : ils investissent 1/3 de leur budget RH dans des plateformes et des cabinets de recrutement. 

B. La taille de votre équipe RH

Prenons l’exemple de 2 startups en phase de première structuration, Worklife et Skilleos. Ces deux startups ont un enjeu similaire : elles doivent prioriser leur recrutement tout en développant parallèlement leur marque employeur. 

Leur différence ? La taille de leur équipe RH : Skilleos a recruté 4 RH tandis que Worklife en a recruté 1. Et cela a un impact sur leur manière de sourcer leurs candidats :

Des boîtes comme Worklife dans lesquelles l’équipe RH est réduite font davantage appel à des ressources externes pour atteindre leurs objectifs de recrutement. Un nombre plus important de RH peut aussi permettre de multiplier les canaux de sourcing : 5 chez Skilleos vs 3 chez Worklife.

C. Votre rythme de croissance

Au-delà de la taille de l’équipe, vous devez prendre en compte le rythme de recrutement que votre équipe RH peut supporter. 

Par exemple, une boîte comme Qonto, où la team est bien structurée, doit tout de même faire appel à du sourcing externe pour pouvoir répondre aux besoins de recrutement grandissants et rapides :

Finalement, on voit que les startups de toute taille externalisent une partie de leur sourcing. Et ce, pour différentes raisons : la volonté d’avoir les meilleurs talents, l’urgence du timing, le manque de staffing interne ou encore la combinaison de 3 !

Mais une inquiétude majeure réside dans le fait d’externaliser son recrutement : combien cela va me coûter ? 

2. Comparez vos coûts de sourcing externe vs interne

Externaliser avec l’aide d’un cabinet ou d’une plateforme revient-il à payer plus cher son recrutement ? Pas forcément.

Lorsque vous internalisez votre recrutement, vous avez des coûts cachés à prendre en compte. Ces coûts correspondent au salaire horaire de votre RH (ou la personne chargée du sourcing) multiplié par les heures passées à :

• Rédiger une annonce, faire du multi-posting, actualiser les offres, trier les candidatures reçues, répondre aux candidats (pour les jobs boards)
• Rechercher des talents, envoyer des séquences, gérer les réponses, payer des outils pour sourcer les candidats (pour la chasse interne)

Ces heures passées à sourcer les candidats sont aussi du temps que la personne n’aura pas pour travailler sur d’autres projets qui pourraient être à plus forte valeur ajoutée pour votre boîte. 

Lorsque vous externalisez, la commission que vous payez en cas de recrutement correspond aussi au coût temps que vous économisez en interne.

Mesurez l’efficacité de vos canaux de sourcing

Une fois que le coût pur est considéré, vous devez également calculer l’efficacité de chaque source. 

Pour cela, il vous faut regarder le taux de conversion sur chaque canal (candidats recrutés via le canal / candidats totaux trouvés sur le canal). Il sera en effet préférable de garder une source avec un coût supérieur mais un taux de conversion élevé plutôt qu’une source moins onéreuse mais qui ne rapporte aucun ou peu de bons candidats. 

En combinant le coût total du canal et le nombre de candidats recrutés sur ce même canal, vous définirez le prix du candidat recruté par canal et vous pourrez ainsi avoir une vision claire des sources les plus rentables pour votre boîte. 

3. Mappez les rôles de chacun pour sourcer les candidats

Pour réussir à sourcer les bons candidats, plusieurs métiers doivent se coordonner et chaque personne qui y est impliquée doit avoir un “ownership” clair. Cette étape est clé car une mauvaise définition des rôles peut avoir un effet négatif sur l’efficacité du sourcing.

A. L’équipe RH   

Le rôle du RH est central pour sourcer les candidats : c’est le chef d’orchestre. Cette personne doit coordonner l’ensemble du process de sourcing avec les différentes parties prenantes.

Mais, cette équipe est souvent inexistante lors des premières phases d’une entreprise. 

💡 Alors, quand faut-il commencer à la recruter ? Quand vous identifiez un besoin fort que ce soit pour le sourcing, la structuration des équipes, la partie administrative ou encore le développement d’une culture d’entreprise. Vous devez définir quel est votre besoin prioritaire pour savoir quel profil RH recruter.  Mais on vous conseille de ne pas trop attendre, notamment sur la partie marque employeur. Selon Elise Cointet de Worklife, l’idéal est de recruter son.sa 1ère RH dès 30/35 collaborateurs (même si le besoin peut varier selon les startups) car “En startup, les sujets RH arrivent très vite pour pouvoir rester compétitifs vis-à-vis des autres startups et attirer/fidéliser les talents.”  Chez Beanstock, Camille Amram a été recrutée alors qu’ils n’étaient que 5. Mais il y avait de forts enjeux de recrutement : ils sont passés de 5 à 34 en 8 mois et ont pour objectif de doubler cet effectif l’an prochain. Elle a rapidement eu à gérer l’onboarding et le développement de la marque employeur. Pour Camille, il est nécessaire de dédier très tôt des ressources pour le recrutement et de s’intéresser à la marque employeur car “les talents que tu vas recruter vont faire l’âme de ton entreprise”.

B. Les fondateurs

De facto, les fondateurs sont les 1ers RH. Durant les premières années, leur parcours et leur notoriété seront un élément de jugement pour les candidats sourcés. 

Même une fois que l’équipe RH est établie, ils ont un rôle à jouer pour le sourcing de profils C-levels (Head Of, Executive) car ces derniers seront plus enclins à découvrir l’offre si elle est directement proposée par les fondateurs.

Les fondateurs pourront aussi mettre à profit leur réseau développé jusqu’alors.

💡 En dehors du sourcing, il est aussi primordial que les fondateurs interviennent en fin de process de recrutement car ce sont les meilleures personnes pour convaincre le candidat des chances de succès de la boîte et de l’épanouissement à être dans les équipes.

C. Les hiring managers

Avant de sourcer les candidats, il est primordial que l’équipe RH et le Hiring Manager (HM) passent du temps à définir une scorecard pour s’accorder sur le profil à recruter.

Pour cela, Camille Amram de Beanstock conseille de créer des binômes RH / HM : les RH fixent le cadre tandis que les Hiring Managers eux fournissent le besoin précis, consacrent du temps pour faire passer les entretiens et donnent leurs feedbacks sur les candidats présentés. 

Le feedback est clé pour permettre aux RH d’adapter l’offre de recrutement et d’analyser l’efficacité du sourcing pour l’optimiser si besoin. 

Les HM peuvent également prendre en charge une partie du sourcing pour décharger l’équipe RH, notamment si le.la RH est seul.e (réseaux, chasse…).

D. Les collaborateurs 

Les collaborateurs sont les meilleurs ambassadeurs de la boîte. Ils peuvent servir de “role models” pour renforcer le sourcing : faire un témoignage métier, faire appel à leur réseau, donner leurs feedbacks aux candidats… Il ne faut pas hésiter à les impliquer pour trouver vos futurs talents !

4. Exploitez bien vos canaux de sourcing

Pensez le RH moderne comme un marketer. Et pour cela, la personne en charge du recrutement doit : 

• Être à l’affût des nouvelles méthodes et les tester
• Avoir une vision data-oriented (avec un ATS) et bien connaître le funnel candidat
• Différencier la boite le plus possible pour attirer les meilleurs candidats

Comme expliqué dans le point 1, quelle que soit la taille des startups, celles-ci ne se focalisent pas uniquement sur un seul canal de recrutement. Il est essentiel de construire un “recruiting mix” pour gagner en efficacité.

A. L’inbound recruiting comme moyen de scaler ses capacités de sourcing

L’inbound recruiting peut se définir comme du Content Marketing appliqué aux RH. En publiant du contenu sur votre boîte, vous développez à la fois votre marque employeur mais aussi votre sourcing.

D’abord, quel que soit votre stade d’évolution, vous devez soigner la page “Carrières de votre site (exemple avec Figures). Elle doit être similaire à une landing page marketing : du contenu sur l’entreprise, des CTA visibles, des offres claires, un parcours fluide pour postuler, etc. 

Utilisez ensuite vos réseaux pour communiquer sur la vie de l’entreprise (vos futurs candidats pourront se projeter dans votre quotidien). 

Quelques exemples :

• Déménagement de bureau (ex : Wethenew)
• Parcours des collaborateurs
• Dernier team building
• Anniversaires
• Partager sur LinkedIn les raisons pour lesquelles rejoindre la startup (ex : Leosquare)
• Les succès des équipes
• Etc… 

Pensez également à intervenir sur des webinars ou des podcasts pour développer votre marque employeur. Vous ferez connaître votre startup au plus grand nombre, et potentiellement à des talents qui auront envie de vous rejoindre ! Des interventions dans les écoles/universités sont aussi une opportunité de se faire connaître auprès des futurs actifs. 

B. S’entourer de partenaires externes pour maintenir une vélocité de recrutement

L’externalisation n’est pas scalable. Mais elle vous aide à accomplir vos objectifs que vous soyez sous-staffés ou que vous ayez des postes urgents/difficiles à trouver.

Alors, comment sélectionner vos prestataires externes ?

1. Faites appel à des spécialistes sur le type de métier recherché. Ils vous apporteront leur expertise pour trouver les meilleurs talents :
   –> Shapr Talent ne présente que des profils Growth ou Sales (SDR, BizDev, Account Manager, Customer Success, Head of Sales…)
   –> Talent.io ou Hiresweet ne proposent que des profils Tech (Développeur Front End, développeur Back End, Data Analyst, DevOps etc…)
   
   
2. Regardez si le taux de conversion est intéressant. Pour cela, mesurez le ratio entre le nombre de candidats recrutés via votre prestataire / le nombre total de candidats qu’il vous a proposé. Comparez ensuite ce pourcentage aux autres canaux que vous utilisez pour sourcer les candidats.
   
   
3. Sélectionnez votre partenaire en fonction du budget que vous pouvez allouer à vos recrutements. Des plateformes alternatives vous coûteront 2x moins cher qu’un cabinet de recrutement classique mais mettront moins l’accent sur l’accompagnement.
   
   
4. Choisissez un partenaire qui correspondra à votre manière de fonctionner : vous voulez garder le contrôle ou déléguer le maximum d’étapes ? Deux méthodes s’offrent à vous : 
   –> Hands-on (Shapr Talent) : grâce à la newsletter de talents bi-hebdomadaire, vous découvrez des profils Growth ou Sales mais vous restez owner sur la prise de contact et le suivi.
   –> Hands-Off (cabinet de recrutement) : ils vous apportent un grand nombre de conseils et présenteront l’entreprise à votre place au candidat. Cette méthode fonctionne notamment si votre manque de temps justifie ce budget supplémentaire.

💡Les acteurs externes se divisent en 3 grandes catégories :  Les cabinets traditionnels Ils peuvent être spécialisés. Ils vous proposent une approche personnalisée, définissent avec vous votre besoin et sélectionnent les candidats qui correspondent à votre besoin.  Prix : Commission de 20 à 25% du salaire brut Les RPO (DRH ou Talent Acquisition au forfait) Généralement, ce sont des missions de 3 mois où un consultant dédié va sourcer pour vous les profils. Cette méthode est un bon mix entre l’internalisation et l’externalisation mais n’est rentable que si vous recrutez au moins 1 profil/mois. Prix : 8K€ à 15K€ par mois pour un freelance full-time Les plateformes Ces plateformes vous mettent à disposition des profils selon leur expertise (Shapr Talent : Growth ou Sales, Talent.io : tech) et c’est ensuite à vous de les contacter et de suivre le process de recrutement.  Prix : Commission de 12 à 15% du salaire brut

C. Chasse LinkedIn

Lorsque vous faites de la chasse sur LinkedIn, voici 3 éléments importants : 

Identifier le plus précisément possible vos talents

Sur LinkedIn Recruiter, vous pouvez savoir si la personne que vous chassez est à l’écoute du marché (“open to work”). Le problème ? LinkedIn Recruiter est un outil qui coûte cher. Les autres alternatives comme la version basique, LinkedIn Sales Navigator ou Recruiter Lite manquent quant à elles fortement de précisions. 

👉 Pour mieux cibler votre chasse, limitez la recherche à 1 ou 2 filtres. Vous pouvez aussi utiliser des outils comme Evaboot qui vous permettront de cleaner les erreurs de filtres de Linkedin.

Privilégier une approche personnalisée pour chaque candidat

Il vaut mieux contacter 10 candidats par jour avec un message différent que 50 candidats avec le même message. Expliquez-lui pourquoi “JE te contacte TOI”, le candidat sera plus enclin à vous répondre s’il se sent unique. 

👉 Avant d’importer votre liste sur vos outils d’automatisation de mails, ajoutez une colonne dans votre Google Sheets dédiée à un paragraphe personnalisé. Lors de l’import du fichier, vous pourrez définir cette colonne comme variable et l’ajouter dans votre mail.

Pour voir le post en entier 👉 lien

Rester en contact avec le candidat tout au long du process

Lors de leur recherche, les candidats peuvent être en contact avec différentes startups en même temps : gardez donc contact avec eux.

👉 Pour maintenir le lien, ajoutez-les sur LinkedIn dès le début du process. N’hésitez pas également à les tenir informés de l’avancée du recrutement par mail, Whatsapp, SMS, etc. 

D. Cooptation

Comme dit plus haut dans l’article, le recrutement est un travail collectif. Or, il n’est pas toujours facile de motiver vos collaborateurs à recommander des potentiels futurs collègues. 

Pour les motiver, mettez en place une prime de cooptation versée si la personne cooptée valide sa période d’essai. Un bon moyen d’impliquer les équipes dans le recrutement et de profiter de leur réseau ! 

Un autre avantage ? La cooptation est facile à mettre en place :

1. Définissez le bon incentive pour le poste sur lequel vous cherchez à recruter. Cela peut varier en fonction de la séniorité de poste recherché : chez Shapr, 1 500€ de prime pour un CDI et 500€ pour un stagiaire (moyenne marché). Chez Voodoo, pour certains postes clés, la prime peut aller jusqu’à 10 000€ pour les collaborateurs (et 1 000€ aux non-collaborateurs qui recommandent)

2. Communiquez-le auprès des équipes

3. Suivez les résultats manuellement ou semi-automatiquement (avec Trusty par exemple)

E. Les annonces sponsorisées

Sur les jobboards, vous pouvez diffuser des annonces sponsorisées pour être mieux positionné (Angel.co ou LinkedIn le proposent).

Mais vous risquez de vous retrouver généralement avec un grand nombre de profils qui ne sont pas très qualitatifs. Vous perdrez alors du temps à filtrer un tas de candidatures non pertinentes. 

Gardez en tête que maintenir de nombreux canaux de sourcing est “gourmand” en temps. Pour un mix recruiting efficace, alternez des phases de tests avec des phases de confirmation. Pendant ces phases, focalisez-vous sur les canaux qui fonctionnent le mieux. 

💡Privilégiez un sourcing réparti en 4 canaux (qui amènent 25% chacun) plutôt qu’en 10 canaux (qui amènent 10% chacun).

Mais surtout, sourcer 100 candidats peut générer moins de recrutements que sourcer 20 candidats. Pourquoi ? La gestion du reste de votre funnel !

5. Définissez tout le funnel de recrutement avant de sourcer les candidats

Si la suite du process de recrutement n’est pas bien construite, votre sourcing n’aura servi à rien. Vous aurez passé du temps à chercher des candidats sans arriver à le faire avancer dans le funnel de recrutement.

Dans cette partie, nous avons condensé quelques tips indispensables à mettre en place avant de sourcer les candidats.  

A. Installer un ATS (Applicant Tracking System) pour commencer

En taguant les candidats en début de funnel par source, vous pourrez suivre leur avancée dans le process. 

Il vous servira aussi à centraliser les informations sur le recrutement, notamment si plusieurs parties prenantes ont un rôle à jouer (RH, Hiring Managers, fondateurs, etc.). 

Vous pourrez ainsi recueillir facilement la data et l’analyser grâce à des extracts pour définir les sources qui convertissent le mieux et les étapes qui exigent des décisions.

B. Soignez l’expérience candidat

Tout d’abord, mettez du rythme une fois que le process a commencé. Le manque de clarté et le temps du process sont 2 facteurs décourageants pour les candidats. Fixez-vous des deadlines et communiquez-les aux candidats. 

“La rapidité, la clarté et la transparence, du début du process jusqu’à l’offre, sont clés pour construire un process de qualité.”

Aurélien Drieu, Lead Talent Acquisition de Qonto

Si vous ne retenez pas le candidat, expliquez-lui les raisons de votre choix et donnez-lui des axes d’amélioration. Si l’expérience de recrutement est bienveillante/positive, les candidats refusés parleront de vous en bien et vous recommanderont auprès d’autres candidats. 

Pour mesurer la satisfaction des candidats, vous pouvez aussi mettre en place un NPS. Leurs feedbacks vous permettront d’évaluer la qualité de votre funnel et de l’optimiser au besoin.

C. Pensez aussi à soigner l’expérience jusqu’à l’onboarding

Le process de recrutement ne s’arrête pas à la signature de la promesse d’embauche. Vous devez aussi vous assurer que la préparation administrative de son arrivée soit fluide et que son onboarding soit complet. 

A l’arrivée de la nouvelle recrue, organisez-lui des points de présentation avec chaque personne/service. Faites aussi des points réguliers avec elle pour avoir son feedback sur ses missions et son intégration. Vous pouvez aussi lui demander un rapport d’étonnement de ses premières semaines. 

D. Prenez le temps de vous différencier

Les talents seront attirés par les startups les plus connues (surtout pour les juniors) qui auront les mêmes valeurs qu’eux. Vous devez prendre le temps d’établir vos forces (télétravail, ambiance, engagement associatif, sport…) et les mettre en avant tout au long du process : que ce soit dans l’offre ou lors des entretiens. Cette étape est cruciale, notamment si vous êtes en pré-seed.

“Pendant le premier appel, parlez de votre société, de votre vision, votre culture et votre état d’esprit pour transmettre la passion et permettre aux candidats de se faire une idée de la vie dans l’entreprise au plus vite.”

Camille Amram, VP People & Culture chez Beanstock

En communiquant sur votre marque employeur, vous aurez aussi plus de chances de trouver des candidats en face avec votre mode de travail. L’intégration n’en sera que facilitée !

E. Ne vous faites pas surprendre par le timing

Anticipez au maximum vos besoins de recrutement. Votre futur talent est probablement déjà en poste, avec généralement un préavis de 3 mois. Ajoutez à cela 1 mois de sourcing minimum et 1 à 3 semaines d’entretien et vous vous retrouvez avec un process de recrutement de minimum 5 mois ! 

Pour le recrutement de stagiaires, il est également nécessaire de prévoir le recrutement au moins 3 mois en avance.

 En conclusion,

Voici les 5 ingrédients principaux à retenir pour sourcer les bons candidats : 

1. Posez-vous régulièrement la question “quelle est la place du recrutement dans mes priorités ?” pour anticiper vos objectifs de recrutement et la structuration du pôle RH.

2. Votre coût de recrutement doit prendre en compte le budget dépensé sur les outils/partenaires mais aussi le temps passé en interne. Une fois calculé, mesurez l’efficacité de chaque source.

3. Si vous n’avez pas encore d’équipe RH, prévoyez son arrivée dans votre roadmap. Si votre pôle RH est plus structuré, définissez bien les rôles de chacun dans le process de recrutement.

4. Pour exploiter au mieux les différents canaux de sourcing, alternez phases de test vs phases de “double down” sur les canaux confirmés pour trouver la répartition la plus optimale. 

5. Portez une attention forte à l’expérience candidat dans vos process de recrutement : donnez du rythme et de la clarté pour ne pas perdre de candidats en cours de route.

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