Le vieux problème de la réunion dans un monde post-Covid
Cela fait probablement plus de 40 ans qu’on se plaint des réunions, de leur longueur, de l’énergie qu’elles nous demandent, des prises de paroles hasardeuses, etc.
40 ans que nous savons qu’il faut un agenda, un time-keeper, un nombre de personnes limitées autour de la table et pourtant, c’est de pire en pire.
Depuis que le télétravail est de mise, les réunions se font à distance et les mêmes problèmes qui existaient dans une salle de réunion ont simplement été amplifiés, d’autres problèmes sont apparus et on parle même de Zoom fatigue.
L’expérience de la réunion est très variable d’une entreprise à l’autre et dépend beaucoup de la culture de la réunion portée par les managers.
Suffit de voir qu’il y a des entreprises 100% en télétravail qui fonctionnent très bien en asynchrone comme Gitlab et puis d’autres entreprises à l’opposé qui valorisent le présentiel, le sentiment d’être occupé et le temps passé en réunion.
Les conséquences pour nos entreprises
Il y a principalement deux facteurs de coûts liés à une mauvaise gestion des réunions.
Le premier qui vient à l’esprit est d’ordre financier. Il suffit de calculer le temps moyen passé en réunion, de le multiplier par le salaire moyen d’un employé et le nombre d’employés.
Ça donne le coût financier global des réunions, à partir de cela il est possible d’estimer le gain de productivité potentiel en améliorant l’expérience de ces réunions.
Exemple :
- Coût horaire moyen payé par l’employeur (charges patronales incluses) : 25€ de l’heure par employé
- Temps moyen passé en réunion chaque jour : 3 heures
- Nombre d’employés : 50
Le coût annuel du temps passé en réunion pour l’entreprise s’élève à 800k€.
Évidemment une partie de ces 800k€ sont utiles à la collaboration et la production de l’entreprise. Selon le contexte de chacune d’entre elles il peut être possible de convertir 10 à 30% de ce montant en gain de productivité en :
- Évitant les réunions inutiles
- Faisant en sorte que les réunions nécessaires soient efficaces
Le second coût qui est pour moi le plus important est le coût humain et la baisse de l’engagement de chacun. Celui-ci est beaucoup plus difficile à évaluer.
Les symptômes permettant de le détecter sont :
- Un sentiment de fatigue accru
- Un besoin de reprogrammer très régulièrement les appels vidéo
- Une caméra tout le temps éteinte
L’objectif de cet article
Toutes les choses que j’avance sont simplement le fruit de 6 années d’expérience à travailler avec des start-up, entreprises de conseil, grands groupes. J’ai eu l’occasion d’être confronté à tout type d’organisation et de fonctionnement pour le meilleur et le pire.
Certaines propositions sont à la fois la conséquence de cette expérience et aussi des discussions avec plus de 100 personnes de l’écosystème tech ou digitale durant les derniers mois. C’est ce qui m’a d’ailleurs amené à créer hellooo.io.
Ces bonnes pratiques ne sont pas ordonnées par ordre d’importance et peuvent être prises indépendamment.
Je ne vais pas vous refaire le discours barbant de : il faut préparer son agenda, avoir un “time-keeper“, quelqu’un qui prend des notes, être un “leader” qui va inspirer les participants et j’en passe.
L’idée est simplement pour moi de vous donner quelques clefs facilement actionnables pour enclencher un processus proactif pour mieux vivre son expérience des réunions.
S’il y a une seule chose à retenir
Si vous êtes actif (et non passif) dans l’organisation de vos réunions, ça sera vu comme une grande marque de respect du temps que vous portez à vos collègues et de leur charge mentale.
Ils vous apprécieront pour ça.
C’est parti pour 12 bonnes pratiques
🏁 C’est votre responsabilité de connaître à l’avance les objectifs de la réunion.
Combien de fois par mois il nous arrive de commencer une réunion, et d’avoir aucune idée du sujet qui va être adressé ?
Une fois qu’on a compris les objectifs au bout de 5 minutes, on se demande pourquoi parler de ce sujet pendant 1 heure.
Et là, trop tard on est coincé dans une spirale d’échanges, frustré, on reproche à l’organisateur de ne pas mieux cadrer la discussion.
On peut définir deux types de rôles dans une réunion : l’organisateur et les participants. On croit souvent que l’organisateur doit être le seul responsable de la réunion, sauf que c’est une erreur.
Une réunion c’est comme un trajet en voiture où l’organisateur possède les pédales mais les participants ont la maîtrise du volant et du GPS.
En tant que participant il vous faut, avant chaque réunion :
- Connaître l’agenda la veille. Vous ne l’avez pas, demandez-le. (Préparer le GPS)
- Partager en amont les infos pouvant aider l’organisateur à préparer l’agenda. (Tenir le volant)
- Comprendre votre rôle et la durée de la réunion. Si à la troisième étape votre rôle n’est toujours pas clair, posez la question à l’organisateur si votre présence est nécessaire et pourquoi.
Au lieu d’avoir une réunion de 60 minutes épuisante, vous aurez 30 minutes d’une réunion efficace et satisfaisante, voire pas de réunion du tout.
🙅 Si 2 personnes digressent hors des objectifs fixés, recadrer gentiment
Nous sommes tous câblés très différemment, selon notre créativité, notre capacité à nous organiser, notre rapport au temps, notre empathie, etc.
Pendant une réunion, certains sujets donnent envie d’être approfondis par deux personnes (laissant les autres de côté).
Exemple :
On sait qu’un problème technique peut-être résolu mais que les deux personnes qui vont le résoudre échangent en détail sur comment le résoudre plutôt que de simplement dire : “on va pouvoir le résoudre, on vous tient informé, passons à la suite”
Si les détails sont inutiles aux objectifs de la réunion il suffit de dire : “Je vous propose de rentrer dans les détails en dehors de cette réunion.” Dans 99% des cas ça sera très bien vécu. Les autres participants vous remercieront.
😔 Ne pas faire de compte rendu, c’est du temps perdu et de la fatigue
Je ne vous apprends rien là-dessus, mais cela m’est arrivé énormément de fois de simplement vouloir faire confiance à ma mémoire, car sur le moment je suis convaincu que je n’oublierai pas et puis c’est loin d’être pratique de prendre des notes dans une app différente que GMeet ou Zoom.
Sauf qu’au bout d’un mois, deux mois, etc. on se souviendra très probablement d’une décision mais très probablement moins des raisons qui ont poussé à cette décision.
Et là c’est le casse-tête, des messages instantanés envoyés sur Slack, le début d’une fouille archéologique dans la documentation et une charge mentale qui aurait pu être évitée.
Ne faites pas comme moi, ayez plus confiance en votre capacité à prendre des notes et à les trier qu’à essayer de vous souvenir de tout.
🚧 Bloquez plusieurs créneaux sans réunions chaque semaine
Google Calendar est au centre de notre productivité, et oui c’est lui qui dicte notre temps et rythme notre journée.
Sauf que le problème c’est que nous ne sommes pas les seuls à le remplir et les autres le font pour nous.
Donc on a le choix de laisser nos collègues organiser nos journées pour nous ou bien d’en avoir le contrôle.
En tant que manager ou chef d’entreprise, proposez des journées ou demi-journées sans réunion pour tout le monde. Ça sera probablement une des décisions les plus appréciées par vos équipes.
À votre échelle individuelle, protégez les moments où vous êtes le plus productif, comme le matin. Ou après 17h pour préparer votre journée de demain et trier vos mails.
Voici par exemple une semaine classique de Jean-Charles Samuelian (CEO et cofondateur d’Alan) :
⏳ Définissez une durée par défaut à 25 ou 45 minutes max !
C’est une des actions les plus simples et efficaces à mettre en place. Oubliez les réunions de 60 minutes qui s’enchaînent.
La très grande majorité des réunions qui durent 60 minutes peuvent tenir en 30.
Cela s’explique par la loi de Parkinson : tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté – Wikipedia
En d’autres termes, plus on se donne du temps pour accomplir une tâche, moins on va s’organiser pour l’accomplir plus tôt. On ne va pas se mentir, on a tous vécu cela quand on devait rendre un mémoire, préparer une présentation ou une maquette, etc. et qu’on attendait la veille pour faire 80% du travail.
Et ceci est particulièrement vrai pour les réunions.
N’ayez pas peur d’être ambitieux. Au pire vous concluez en asynchrone par Slack ou e-mail.
Voici comment configurer cela dans Google Calendar:
🚨 La meilleure réunion est souvent celle qu’on n’a pas eue
Toutes les réunions qui consistent uniquement à partager de l’information peuvent très souvent se résumer à un e-mail. Ou à la mise à jour d’un doc partagé.
Si votre réunion est simplement pour informer et ne contient aucun des critères ci-dessous :
- Traiter une urgence (une vraie urgence)
- Créer du lien ou parler d’un sujet émotionnel (ex : les 1 : 1)
- Parler d’un sujet complexe qui ne peut vraiment pas être décrit par e-mail
Alors maintenez la réunion sinon il est vraisemblable que le sujet peut être traité en asynchrone.
N.B : vous avez besoin de partager votre écran ? Utilisez Loom.
🙃 Un maître mot pour les comptes rendus : SIMPLICITÉ
Si votre compte rendu fait plus de 10 lignes et n’est pas structuré alors il ne sera pas lu.
Vous êtes vexé que vos collègues ne lisent pas votre compte rendu, vérifiez d’abord si les décisions sont suffisamment visibles et les tâches correctement assignées avec une date d’échéance.
Conseils :
- Sauter 1 ligne à chaque phrase
- Faites des phrases courtes et simples, vous pouvez oublier le style à la Marcel Proust.
- Donner un titre en gras pour chaque sujet abordé
- Si vous dépassez 10 lignes faites une version courte et une version longue.
😮💨 Espacez vos réunions. Donnez-vous du souffle
Je suis prêt à parier que la première chose que vous faites après avoir enchaîné 3 réunions de 60 min de 9h à 12h c’est de claquer votre ordinateur, vous levez de votre chaise et de partir de votre bureau en soupirant.
Une réunion possède un cycle de vie complet : un avant, un pendant et un après.
Aujourd’hui la répartition de l’énergie à fournir pendant une réunion ressemble plutôt à quelque chose comme ceci :
Source : moi
La réunion devient alors un moment qui se perd dans l’espace-temps de votre Google Calendar, tel un vague souvenir d’une après-midi en pantoufle assis à votre bureau.
Alors que la répartition d’énergie à fournir devrait plutôt ressembler à ceci :
Source : encore moi
Une bonne règle de pouce pour le temps nécessaire pour mettre au propre votre compte rendu c’est : 5 min par 30 min de réunion.
Si vous devez enchaîner les réunions, laissez un espace de 5 minutes entre les réunions de 25 minutes et 10 minutes pour celles de 50 minutes.
Évitez les trous de 30 minutes entre chaque réunion. Car ils vous demanderont plus d’effort qu’autre chose à force de changer de contexte.
📹 Cachez votre caméra de votre champ de vision
Caméra ou pas caméra, tel est le débat.
Cela fait plusieurs mois que nous parlons de Zoom Fatigue et le Professeur Jeremy Bailenson, directeur fondateur du Stanford Virtual Human Interaction Lab décrit 4 causes à ce phénomène :
- Contact visuel intense et rapproché
- Possibilité de se voir pendant l’appel
- Réduction de la mobilité habituelle
- Augmentation de la charge cognitive
Un des moyens les plus efficaces pour réduire cet effet-là est simplement de cacher sa caméra de son champ de vision dans Google Meet :
Faites aussi en sorte que ça soit OK de ne pas allumer sa caméra tout le temps. Cela permet d’éviter d’être constamment figé.
🔁 Faites le tri parmi vos réunions récurrentes
Oubliez les réunions récurrentes à 9h tous les matins pour vérifier que tout le monde travaille, il faut arrêter. Maintenant.
La seule chose que ça fera, c’est l’effet inverse attendu.
Les principales réunions récurrentes à privilégier vont être :
- Un point hebdomadaire pour lister les urgences et les sujets à suivre de près.
- Les 1 : 1 pour prendre du recul
- Les all-hands
🧘 Arrivez à l’heure, finissez en avance
Encore une fois, la ponctualité est avant tout une marque de respect pour les personnes présentes.
Et l’inverse est surtout vu comme un manque de respect. C’est d’autant plus important si vous êtes manager ou chef d’entreprise, c’est à vous de montrer l’exemple.
Arrivez avec 2 min de retard max sinon prévenez que vous serez en retard en donnant l’heure à laquelle vous allez arriver.
Il y a beaucoup de raisons qui font que vous pouvez être en retard, ça nous arrive à tous, moi le premier. Mais c’est à nous de choisir d’en faire une habitude ou non et de prévenir les personnes qui nous attendent.
Certaines entreprises interdisent l’accès à la réunion après 2min de retard aux participants qui n’ont pas prévenu, c’est radical mais c’est une belle manière de renforcer sa culture d’entreprise sur la valorisation du temps de chacun.
Si la réunion se termine deux fois plus tôt que prévu, concluez ! Ne cherchez pas à occuper inutilement le temps restant. Vos collègues vous en remercieront.
C’est probablement le dernier quart d’heure qui est le plus souvent inutile et qui génère de la frustration.
Si vous avez besoin de vous voir, voyez-vous vraiment et organisez une réunion chez Comet Meetings, dans un cadre inspirant, entièrement équipé et accompagné d’une équipe aux petits soins.
Ou allez même faire une session de coliving et coworking en pleine nature chez Bonne Vie.
📞 Le téléphone a du bon
Pour une raison que je n’explique pas complètement, les échanges impromptus par téléphone sont souvent plus courts et efficaces qu’un Google Meet improvisé. Comme si nous étions moins soumis à la Loi de Parkinson car aucune durée n’a été définie.
Le téléphone permet de :
- Diminuer la fatigue liée à une durée prolongée face à un écran
- Marcher pour s’aérer et se détendre les muscles et les articulations
⚠️ Attention : À utiliser avec modération car vous allez déranger la personne. Selon une étude de l’Université de Californie à Irvine, après 20 minutes de travail avec interruptions, les gens rapportent beaucoup plus de stress, de frustration, de charge de travail, d’efforts et de pression.
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Bonus 1 : Faites un petit check-in en début de réunion et s’assurer que tout le monde va bien
Nous ne sommes pas des machines non plus, prenons le temps de parler de tout et de rien.
Bonus 2 : En tant qu’organisateur prenez 2 min à la fin pour prendre un feedback
Si personne ne vous fait de retours sur la qualité de vos réunions que vous organisez alors ça sera d’autant plus difficile d’en améliorer l’expérience.
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